Waar ligt de expertise van Arco Information?

“Als partner in digitale transitie helpen we onze klanten over te schakelen naar de elektronische verwerking van documenten. We richten ons op de in- en uitgaande informatiestromen en hun link naar backend-systemen. Daarbij treden we op als een soort van moderne digitale postbode die informatie ontvangt, herkent en vastlegt, deze transformeert in een behandelbaar formaat en ze vervolgens in digitale flows bezorgt.”

Voor wie doen jullie dat?

“Vandaag is meer dan 60% van de Vlaamse steden en gemeenten en meer dan 50% van de Vlaamse ziekenhuizen aangesloten op Arco’s platform. Maar we spreken ook heel wat bedrijven uit diverse sectoren aan met onze digitale oplossingen. Niet alleen in het Mechelse, niet alleen in Vlaanderen, zelfs niet alleen in België. We zijn wereldwijd actief.”

Op welke manier sprak Made in jullie aan als mediaplatform voor jullie B2B-communicatie?

“De manier waarop Made in naar de ondernemerswereld in verschillende provincies communiceert, werkt. Van collega-ondernemers krijgen we regelmatig artikels doorgestuurd die op het platform zijn verschenen. Het leeft. Er wordt over gesproken. Het blijft hangen. Je weet dus dat de doelgroep – zijnde ondernemers – bereikt gaat worden, en bovendien gaat het om een breed bereik.”

“Vorig jaar stelden we deze ter beschikking van de zomerschool, als leslocatie. Ook dit jaar doen we dit opnieuw. Het is een loge waar we in de zomer toch amper gebruik van maken en voor de kinderen is het een unieke locatie, met zicht op het voetbalveld. Niet alle deelnemers van de zomerscholen hebben de kans om naar KV Mechelen te kunnen komen kijken, en dan is dit een fijne kans om hen toch een beetje die voetbalbeleving mee te geven. Het is sowieso prettiger om daar les te krijgen dan in een saai leslokaal”, vertelt Laura Cornette, verantwoordelijk voor de communicatie bij Arco Information.

Het bedrijf vindt het een fijn gevoel om iets terug te kunnen doen voor de maatschappij en wil dit blijven doen zolang de skybox er is. “Voor ons is het slechts een kleine moeite en ik hoorde al van de lesgevers vorig jaar dat de kinderen het echt geweldig vonden. Dat is dan erg leuk om te horen en geeft veel voldoening. We vinden het belangrijk dat je als bedrijf ook echt in de gemeenschap staat en laten op deze manier ook aan onze personeelsleden zien dat we als bedrijf sociaal voelend zijn”, besluit Laura Cornette.

“Het is een wereld van verschil”, klinkt het bij Sarah Moreels van Politiezone Antwerpen. De politiezone verwerkt miljoenen poststukken op jaarbasis en gebruikt de digitale mailroom sinds vorig jaar. Intussen heeft ze een 4-tal diensten actief met de Arco-tool. “De tijdswinst is enorm en dankzij de tool zijn we 100 procent zeker dat een poststuk bij de juiste persoon is aangekomen.”

Ook gemeentebesturen, sociale huisvestingsmaatschappijen en allerhande bedrijven kunnen via de tool tijdswinst boeken en aan efficiëntie winnen. “En door corona werken meer en meer mensen thuis, zonder toegang tot hun postbakje dat nog vaak gebruikt wordt. Ook hier vormt Arco Mail Manager een meerwaarde”, vertelt Diane Ruysschaert, senior business consultant bij Arco Information.

Artificiële intelligentie

De digitale mailroom van Arco Information is een automatische verwerking van binnenkomende post. E-mails worden automatisch ingelezen, net als ingevulde webformulieren. Papieren poststukken worden door de postdienst in gescand en opgeladen. Nadien doet de tool de rest.

“Op basis van artificiële intelligentie komen de poststukken automatisch bij de juiste diensten en personen terecht”, legt Diane uit. “Het betekent een ongelooflijke tijdswinst.”

Een betere workflow

In de tool kunnen acties worden aangemaakt om de inkomende post te behandelen, zoals een deadline om een klachtenbrief te verwerken bijvoorbeeld. Ook de aanmaak van antwoordbrieven kan automatisch verlopen.

“Wanneer er bijvoorbeeld een klacht binnenkomt, kan er een standaard antwoordbrief worden gegenereerd. Daarin staat dat de klacht goed ontvangen werd en dat men binnen x-aantal dagen een antwoord mag verwachten. Zo krijgt ook de klant een bevestiging dat de brief goed is toegekomen.”

Ook wordt de inkomende post automatisch gekoppeld aan een dossier zodat verschillende stukken gegroepeerd worden. “Dossierbeheerders kunnen zien wanneer een communicatie gestart is, wanneer er een antwoord is uitgegaan en er weer eentje binnenkomt. Dat maakt een meer globale opvolging mogelijk.”

Daarnaast gebeurt het nog vaak dat medewerkers zeggen een bepaalde communicatie niet te hebben ontvangen. De tool neemt ook deze discussie tussen postdienst en medewerkers weg. “De postdienst kan in het systeem nakijken of een poststuk wel degelijk goed is aangekomen en of het gelezen werd”, besluit Diane.

Arco richt zich op de in- en uitgaande informatiestromen en hun link naar backend-systemen. Daarbij handelt de Mechelse speler als een moderne digitale postbode die informatie ontvangt, herkent en vastlegt, deze transformeert in een behandelbaar formaat en die vervolgens in digitale flows bezorgt.

Digital delivery

Laten we dieper ingaan op de digitale verzending, ofwel de outbound. Een klant maakt een document aan in haar centrale software. Dat kan bijvoorbeeld gaan om facturen, kredietnota’s, loonbrieven, contracten of betalingsherinneringen. Nadien wordt er een bestandsuitwisseling opgezet met het Arco Cloud Platform en loopt alles vanzelf.

“Ons platform maakt het mogelijk om alle gangbare formaten van documenten te versturen. Of het nu gaat over pdf-documenten, mails, XML-formaten”, legt Dirk Rijmenams, senior business consultant bij Arco Information, uit. “Deze documenten kunnen we automatisch versturen naar platformen als Peppol, Chorus Pro, Doccle, , ebox of Pom aan bijvoorbeeld bedrijven, personeel, consumenten of de overheid.”

Alles wat niet digitaal afgeleverd kan worden, gaat naar een printbedrijf en verloopt via de post.

Gepersonaliseerd en op maat

De ontvanger krijgt de documenten digitaal toegestuurd op de manier die hij als voorkeur heeft aangegeven. Arco Information zorgt er bovendien voor dat dit in een volledig gepersonaliseerde lay-out van de klant gebeurt.

“En nog belangrijker: in een veilige omgeving. Een omgeving die voortdurend door onze mensen gemonitord wordt op inconsistenties. We ontzorgen onze klanten en streven we naar een totaaloplossing voor een efficiënte omzetting naar digitale verzending.”

Sectoroverschrijdend

Die aanpak valt ook bij stad Antwerpen in de smaak. De stad is al een 13-tal jaar klant voor inkomende facturen en sinds een 4-tal jaar maakt ze ook gebruik van de outbound service van Arco.

“Van bouwbedrijven tot ziekenhuizen en van overheidsinstanties tot steden en gemeenten: overal willen we een meerwaarde bieden voor onze klanten”, besluit Dirk Rijmenams.

Arco richt zich op de in- en uitgaande informatiestromen en hun link naar backend-systemen. Daarbij handelt de Mechelse speler als een moderne digitale postbode die informatie ontvangt, herkent en vastlegt, deze transformeert in een behandelbaar formaat en die vervolgens in digitale flows bezorgt.

“Ons platform maakt het mogelijk om alle gangbare formaten van facturen te ontvangen en te versturen. Of het nu gaat over papier, pdf-documenten, mails, PEPPOL of XML-formaten. Die inkomende documenttypes kunnen we automatisch goedkeuren, verwerken, laten ondertekenen, enzoverder om vervolgens weer af te leveren aan de klant via platformen als Doccle, Zoomit of Pom.”

Sterke referenties

Vandaag is meer dan 60% van de Vlaamse steden en gemeenten en meer dan 50% van de Vlaamse ziekenhuizen aangesloten op Arco’s platform. Voor de PV-afhandeling van politiezones gaat het zelfs om 85% van de markt. Maar ook bedrijven uit diverse sectoren zijn overtuigd, zoals de vzw Emmaüs met AZ Sint-Maarten, bouwbedrijf Willemen Groep en Goed Apotheek en Hulpmiddelen, de organisatie achter de voormalige apotheken van De Lindeboom en de Vlaamse thuiszorgwinkels van CM.

“De succesfactor in het e-invoice/e-order-verhaal bij UZ Gent zit hem in de zeer nauwe samenwerking en duidelijke, gestandaardiseerde bestel- en factuurprocessen en bijhorende communicatie tussen het ziekenhuis en haar leveranciers”, vertelt Bernard Fockaert, diensthoofd ICT Bedrijfstoepassingen bij UZ Gent. “Hier speelt Arco, als access point van UZ Gent, een grote rol in de begeleiding van het ziekenhuis en de leverancier tot succesvolle activatie van de e-invoice en e-orderstromen. De samenstelling van het draaiboek, onder de deskundige begeleiding van Arco, heeft geleid tot de mooie resultaten die we vandaag boeken.”

Vele voordelen

Waarom de overschakeling naar digitale facturatie maken? Een Europese richtlijn uit 2010 legt al geruime tijd druk op overheidsinstellingen om een groot deel van de facturatie digitaal te laten verlopen. Maar ook bedrijven hebben er baat bij. Het vermindert de kans op fouten en brengt een correctere en snellere afhandeling van de facturen met zich mee. De kostenbesparing is evenmin onbelangrijk.

“De Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging heeft de berekening gemaakt: voor iedere elektronische factuur wordt 5,77 euro bespaard ten opzicht van de papieren versie. Reken de winst maar uit, samen met de verhoogde efficiëntie en de tijd die medewerkers uitsparen voor andere taken. Bovendien kan deze digitale facturatie een eerste stap zijn naar een bredere digitalisering, waar bijvoorbeeld ook orderprocessen aan gekoppeld worden.”

Samen met de klant werkt Arco een gefaseerde aanpak op maat uit. “We kijken onder meer hoeveel leveranciers we kunnen activeren om ook de digitale stap te zetten en stellen doelen. Die trachten we samen te behalen.”